展示会コンパニオンの選び方｜依頼先を決めるときの確認ポイント

01.依頼したい業務と、サービスの対応範囲を確認する

展示会コンパニオンやスタッフのサービスは、依頼先によって対応している業務が異なります。

受付・案内・資料配布などを中心に任せる場合もあれば、来場者への呼び込みやブース誘導、商品説明まで依頼する場合もあります。依頼先を比較するときは、サービス名だけで判断せず、自社が任せたい業務に対応しているかを確認します。

コンパニオン、展示会営業代行、PATHOSなど、サービスによる担当業務の違いは比較ページで詳しく紹介しています。

02.どんなスタッフが手配されるのか

展示会経験があっても、受付・案内や呼び込みなど、どんな業務を任せるかによって求められるスキルや知識は違います。

呼び込みからリード取得までを任せるなら、自分から来場者に声を掛けられるかだけでなく、会話を続け、必要に応じて商品説明や商談を担当する人へつなげられるかも重要です。

そのため、依頼先がどのような基準でスタッフを選んでいるかも確認したいポイントです。

PATHOSでは、事前面談で次のような点を確認しています。

• 初対面の人へ自ら声を掛けられるか
• 明るい印象で来場者と接することができるか
• 長時間の立ち仕事に対応できるか
• 時間を守れるか
• 対人コミュニケーションへの適性があるか

経歴だけで判断せず、実際に担当する業務に合っているかを面談で確認します。

また、一般公募だけでなく、BtoBの現場やリード獲得に適性があると判断した人材へ直接スカウトする場合もあります。

03.展示会前にどんな研修を行っているか

スタッフを手配するだけでなく、当日の業務に必要な内容を事前に研修しているかも確認しておきたいポイントです。

PATHOSでは、呼び込みやリード取得を担当するスタッフに対して、主に次の内容を研修しています。

• 展示会来場者の考え方
• 声掛け
• ヒアリングの基礎
• 商品説明や商談を担当する人への引き継ぎ
• 身だしなみ・第一印象
• 現場でのNG行動
• BANTの基礎

BANTは、Budget（予算）・Authority（決裁権）・Need（課題）・Timing（導入時期）を整理する営業フレームワークです。

PATHOSでは、来場者の課題や検討状況を確認し、必要な情報を商品説明や商談を担当する人へ伝えるための考え方として研修しています。

すべての展示会ですべての来場者へBANTの4項目を聞くわけではありません。どこまで確認するかは、商材やスタッフが担当する業務に合わせて決めます。

04.展示会ごとの事前準備を行っているか

基本的な研修に加えて、実際に入る展示会に合わせた準備を行っているかも確認します。

同じ呼び込み業務でも、商材やKPI、声を掛けたい来場者、リードの取得方法が変われば、当日の動き方も変わります。

PATHOSでは開催前に、次の内容を確認しています。

• 商材
• KPI
• 優先して声を掛けたい来場者
• 声掛け方針
• リード取得方法
• 商品説明や商談を担当する人へ引き継ぐ条件

来場者バッジに表示された業種や所属を参考にする展示会もあれば、ブース前での様子や会話から判断する展示会もあります。

こうした情報をスタッフへ共有し、その展示会でどのように呼び込みからリード取得まで進めるかを事前に確認します。

05.ロールプレイングで当日の対応まで確認しているか

商材や声掛け方針を共有した後、実際のやり取りを想定したロールプレイングまで行っているかも、依頼先を判断する材料になります。

PATHOSでは、次の内容を一連の流れとして確認します。

• どんな来場者へ声を掛けるか
• 最初に何を伝えるか
• 反応があった後に何を確認するか
• どのようにブースへ案内するか
• どの方法でリードを取得するか
• どの段階で商品説明や商談を担当する人へ引き継ぐか

声掛けだけではなく、ブースへの案内やリード取得、その後の引き継ぎまでをロールプレイングで確認します。

06.当日の担当業務が明確になっているか

最後に確認したいのが、外部スタッフが当日どこまで担当するのかです。

呼び込み、ブース誘導、リード取得、商品説明、商談など、展示会当日の業務にはいくつかの段階があります。発注前に、どこまでを外部スタッフへ任せ、どこから出展企業側で対応するのかを確認しておきます。

PATHOSでは、来場者への声掛け、ブース誘導、リード取得を中心に担当します。詳しい商品説明や商談が必要な場合は、出展企業で商品説明や商談を担当する人へ引き継ぎ、その後スタッフは次の来場者への呼び込みに戻ります。