展示会の呼び込み・声掛けのコツ｜立ち位置・声掛け例・リード獲得までの流れ

01.どんな来場者に声を掛けるかを決める

展示会では、来場者全員へ同じように声を掛けるのではなく、商材や狙いたい顧客像に合わせて、どんな来場者に声を掛けて呼び込みを行うかを決めておきます。

PATHOSの研修では、次のような来場者の様子を、声を掛けるきっかけとして見ています。

• ブース前で立ち止まっている
• パネルやモニターを見ている
• 配布物に目を向けている

電話中の方や急ぎ足の方、明らかに別の場所へ向かっている方には、無理に声を掛けません。

展示会によっては、来場者バッジから業種や所属を確認できる場合もあります。来場者の様子やバッジから分かる情報などを見ながら、どんな来場者に声を掛けて呼び込みを行うかを決めます。

02.どこに立ち、いつ声を掛けるか

どんな来場者へ声を掛けるかを決めたら、次は立ち位置とタイミングです。ブースの正面まで来てから声を掛けようとしても、そのまま通り過ぎてしまうことがあります。

PATHOSの支援案件では、来場者が目の前に来るのを待たず、3〜5m手前から声を掛ける来場者を見定める運用を行う場合があります。

3〜5mはあくまで一例で、通路幅やブース位置、会場内の人の流れによって立ち位置は変えます。

呼び込みスタッフの立ち位置は、ブースの入口や商品説明・商談を担当する社員の位置も見ながら決めます。呼び込みからブースへの案内、その後の商品説明まで、人の流れが詰まりにくい配置にしておくことが大切です。

03.実際の研修で使っている声掛け例

声を掛けるタイミングを決めたら、次はどんな一言で声を掛けるか決めましょう。

最初からサービスについて長く説明するのではなく、まずは立ち止まって話を聞いてもらうきっかけを作ります。

PATHOSの研修では、たとえば次のような声掛け例を扱っています。

実際の言い回しは、商材や来場者像、その後に確認したい内容に合わせて展示会ごとに変えます。

同じフレーズを全員に繰り返すのではなく、どんな来場者に何を伝え、その後に何を聞くかまで事前に決めておきます。

04.声を掛けた後、リード取得までどう進めるか

声を掛けて立ち止まってもらったら、次はブースへの案内やリード取得へ進みます。どこまで会話をするのか、どの方法でリードを取得するのか、商品説明が必要になったら誰へつなぐのかも事前に決めておきます。

PATHOSでは、展示会ごとの役割に合わせて、主に次の流れを確認します。

1. 来場者へ声を掛ける
2. 必要に応じて簡単な質問をし、ブースへ案内する
3. QRコードや来場者バッジなど、その展示会で決められた方法でリードを取得する
4. 詳しい商品説明や商談が必要な場合は、出展企業の担当者へ引き継ぐ
5. 引き継いだ後は、次の来場者への呼び込みに戻る

リードの取得方法は、展示会や出展企業の運用によって異なります。QRコード、来場者バッジ、名刺など、何をもって「リード1件」とするのかも事前に確認しておきます。

PATHOSでは呼び込み・ブース誘導・リード取得を中心に担当し、詳しい商品説明や商談は出展企業の担当者へ引き継ぎます。

05.呼び込み中に避けたい行動

展示会ブースで稼働している間は、来場者へ声を掛けている時だけでなく、次に声を掛ける人を探している時間も呼び込み業務の一部です。

PATHOSの研修では、稼働中のNG行動として次の内容を確認しています。

• スマートフォンを操作する
• スタッフ同士で私語を続ける
• 腕を組む
• 壁にもたれる
• 分からない質問に推測で答える
• 来場者から聞いた内容を、商品説明や商談を担当する社員へ共有しない

分からない質問を受けた場合は、推測で答えず「確認いたします」と返し、商品説明を担当する社員へ確認します。

06.開催前にロールプレイングを行う

事前準備では、商材や声掛け方針をスタッフへ共有したうえで、実際のやり取りを想定したロールプレイングを行います。

PATHOSでは、展示会ごとに次の内容を確認します。

• 商材
• KPI
• 優先して声を掛けたい来場者
• 声掛け方針
• リード取得方法
• 商品説明や商談を担当する社員へ引き継ぐ条件

ロールプレイングでは、最初の声掛けから、その後の質問、ブースへの案内、リード取得、社員への引き継ぎまでを一通り行います。

ロールプレイングを通して、スタッフがどこまで対応し、どのタイミングで商品説明や商談を担当する人へ引き継ぐかを確認します。